Il primo gennaio 2019 è la data dell'entrata in vigore dell'obbligo di fatturazione elettronica, al quale anche i mercatini dell'usato dovranno aderire. In sintesi le fatture di provvgione emesse da un mercatino dell'usato che opera come agenzia d'affari, art. 115 TULPS, dovranno essere emesse con una modalità differente rispetto ad oggi.
Come funziona oggi
Attualmente, e fino al 31 dicembre 2018, un mercatino dell'usato segue la seguente procedura:
- un privato, ovvero il cliente venditore, porta in vendita degli oggetti;
- il mercatino dell'usato li vende, in suo nome e per suo conto, ad un cliente acquirente, incassando l'importo della vendita;
- il mercatino rimborsa al cliente venditore tutto l'importo della vendita e si trattiene una provvigione per la quale emette, contestualmente, una fattura di provvigioni.
- la fattura così emessa viene consegnata al cliente e registrata nel registro IVA delle vendite.
In base all'interpello del 5 luglio 2011 la fattura di provvigioni va sempre emessa al momento del rimborso al cliente venditore e tale modalità è coerente, in caso di contabilità semplificata, con il così detto principio di cassa, attraverso il quale il reddito viene determinato in base ai ricavi effettivamente incassati e ai costi effettivamente sostenuti e pagati.
Il principio di cassa è obbligatorio per chi adotta la contabilità semplificata.
Come funzionerà con la fattura elettronica
Per effetto di questo obbligo di legge, la fattura dovrà essere trasmessa al Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate (SdI), che provvederà ad inoltrarla al cassetto fiscale del cliente. Opzionalmente la fattura potrà anche essere stampata e consegnata al cliente. La fattura elettronica dovrà inoltre seguire l'iter per la conservazione sostitutiva del documento digitale.
Questo processo è un insieme di procedure informatiche, regolamentate dalla legge, che consente di garantire nel tempo l'integrita e la validità dei documenti emessi, archiviati e conservati in modo digitale. Per poter essere trasmessa al Sistema di Interscambio, la fattura dovrà essere generata in formato XML e rispettare il tracciato definito dalle normative tecniche dell'Agenzia delle Entrate.
Riepilogando:
- la fattura emessa dovrà essere generata in formato XML, secondo un tracciato predisposto dall'Agenzia delle Entrate;
- il file dovrà essere trasmesso al Sistema di Interscambio;
- il file dovrà essere quindi archiviato in conservazione sostitutiva.
Per un periodo transitorio, ovvero fino al 30 giugno 2019, la fattura elettronica andrà emessa e inviata al SDI entro il giorno 16 del mese successivo all'emissione. Dal 1 luglio 2019, tutte le fatture andranno emesse e inviate al SdI entro 10 giorni di calendario dall'emissione.
Come funziona con J2K Premium
Con il software J2K Premium sono previste due modalità di emissione.
La prima, disponibile nel modulo Power Pack, è quella di generare il file XML delle fatture emesse e inviarlo al proprio commercialista, ovvero alla piattaforma di trasmissione dell'Ufficio delle Entrate. Ci si dovrà preoccupare anche della conservazione sostitutiva e non riteniamo una buona idea quella di utilizzare il servizio di conservazione sostitutiva messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate, visto che tale ente riveste anche il ruolo di controllore, attraverso la Guardia di Finanza.
La seconda, disponibile nel modulo J-Archivia, è quella di automatizzare completamente il processo di trasmissione al SdI e di archiviazione sostitutiva. In questo caso si potrà utilizzare la conservazione sostitutiva anche per il registro degli affari ed evitare quindi la stampa e la vidimazione in Comune di tale registro.
Riflessioni sulla fatturazione elettronica
Per quanto possa sembrare un'altra seccatura, la fattura elettronica semplifica di molto l'operatività di un mercatino dell'usato, in particolare se il mercatino adotta la contabilità semplificata e se l'imprenditore automatizza l'intero processo.
Per effetto della semplificazione fiscale verrà abolito lo spesometro e verranno messi a disposizione diversi strumenti come i prospetti di liquidazione periodica dell'Iva, la bozza di dichiarazione IVA precompilata, la bozza degli F24 con gli importi delle imposte da versare, da compensare o a rimborso. Tali strumenti consentiranno, in un prossimo futuro, di essere esonerati anche dall'obbligo di tenuta dei registri delle fatture di vendita e di acquisto.
Possibili criticità per un mercatino dell'usato
La maggiore criticità per un mercatino dell'usato, sarà quella di inserire nel software i dati anagrafici corretti, per limitare al massimo il numero di documenti che il Sistema di Interscambio possa scartare. Uno dei controlli effettuati dal SdI sarà l'iscrizione all'anagrafe tributaria del cliente con un preciso controllo del suo codice fiscale. Il nostro consiglio è quello di inserire il codice fiscale del cliente, leggendo la tessera sanitaria ed evitando quindi il calcolo automatico.
Andranno sempre verificate le notifiche di invio in quanto, nel caso il SdI scarti una fattura, essa andrà corretta e ri-trasmessa entro 5 giorni dalla la notifica di scarto. In J2K Premium è prevista la gestione delle notifiche di scarto, limitatamente al modulo J-Archivia, realizzato per dialogare costantemente con il Sistema di Interscambio.
Nel caso di generazione manuale del file XML e di trasmissione al SdI tramite piattaforma o tramite il proprio commercialista, sarà necessario tenere in debito conto che alcuni documenti potrebbero essere scartati e che per effetto della mancanza di dialogo in tempo reale con il SdI, l'imprenditore potrebbe venire a conoscenza dello scarto, in ritardo (quindi oltre i 5 giorni previsti), obbligandolo ad adottare soluzioni più impegnative.
Nell’impossibilità di procedere all’invio di una fattura con medesimo numero e data di quella scartata, l’Agenzia delle Entrate concede infatti due possibili strade, alternative tra loro, da percorrere per regolarizzare lo scarto della fattura:
- nel primo caso, è possibile emettere un documento con nuovo numero e data per il quale “risulti un collegamento alla precedente fattura scartata da Sdi e successivamente stornata con variazione contabile interna onde rendere comunque evidente la tempestività della fattura stessa rispetto all’operazione che documenta”. Tale fattura deve avere numero e data “coerenti con gli ulteriori documenti emessi nel tempo trascorso dal primo inoltro tramite SdI”, ossia deve seguire la consequenzialità della numerazione e della data;
- nel secondo caso, il contribuente emetterà sempre un nuovo documento, ma ricorrendo ad una specifica numerazione che, nel rispetto della sua progressività, faccia emergere che si tratta di un documento rettificativo del precedente, scartato dal SdI. Si pensi a numerazioni quali “1/R” o “1/S” volte ad identificare le fatture, inserite in un apposito registro sezionale, emesse in data successiva in luogo della n. 1 prima scartata dal SdI.
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