Il 25 maggio è la data di entrata in vigore del nuovo regolamento europeo sulla privacy, l'oramai famoso GDPR (General Data Protection Regulation), alla quale anche i mercatini dell'usato si devono adeguare. In sintesi la nuova legge:
- introduce regole più chiare su informativa e consenso;
- Definisce i limiti al trattamento automatizzato dei dati personali;
- Pone le basi per l'esercizio di nuovi diritti a favore di chi fornisce i propri dati personali;
- Stabilisce criteri rigorosi per il trasferimento degli stessi al di fuori dell'Ue;
- Fissa delle norme rigorose per i casi di violazione dei dati (data breach).
Alessandro Giuliani, il direttore generale della nostra azienda, ha scritto un contenuto di approfondimento su GDPR e privacy, dove ha trattato la questione dal punto di vista di chi gestisce un mercatino dell'usato impostato come agenzia d'affari.
È necessario che il mercatino dell'usato faccia comunque riferimento ad un consulente specializzato, sia per approfondire il proprio caso specifico che per le eventuali integrazioni del GDPR con il DVR (documento di valutazione dei rischi), già obbligatorio per tutte le attività.
Vogliamo approfondire alcune funzionalità di J2K Premium che vengono coinvolte dal GDPR.
Organigramma e accesso a J2K Premium
Il GDPR prevede un registro dei trattamenti che si basa sull’organigramma aziendale ed è quindi importante predisporlo da subito. È inoltre fondamentale prevedere che l’accesso a J2K Premium venga effettuato in base ad un nome utente e ad una password nominativi. La funzionalità è già presente nella licenza base ed è sufficiente configurare gli utenti che utilizzeranno il software. Ogni collaboratore presente in organigramma, che utilizza J2K, dovrà quindi avere un proprio account, ad utilizzo esclusivo.
Informativa sull'utilizzo dei dati personali
Il GDPR prevede che ogni trattamento sia esplicitamente autorizzato, pertanto al momento dell'inserimento del cliente nel software gestionale, è necessaria la firma di consenso per il trattamento dei dati personali, specificando l'utilizzo che si prevede di fare del dato personale. Va quindi verificato che il documento privacy emesso esponga l'utilizzo previsto del dato personale e vi sia lo spazio per la sottoscrizione del cliente. Nel caso di utilizzo del modulo J-Demat, la firma può essere raccolta tramite firma grafometrica su tavoletta.
Gestione degli utenti
A seguito dell'impostazione del GDPR è opportuno adottare il modulo J-Utenti, che gestisce gli accessi al software e rende disponibile l’utilizzo delle funzionalità del programma in base all’utente che lo utilizza. In questo modo un nuovo collaboratore o una stagista che utilizza per esempio i carichi (e che avrà un suo account J2K Premium), potrà essere escluso l’utilizzo di funzioni statistiche o di controllo di gestione. L'amministratore può quindi personalizzare ogni singolo profilo utente, scegliendo quali funzionalità permettere e quali inibire, in base alla policy aziendale stabilita.
Sicurezza dei dati
Nella normativa è stata data una grande importanza alla necessità di salvaguardare l'integrità dei dati, adottando delle misure di sicurezza per evitare la perdita o la violazione dei dati personali (data breach). Il modulo J-BackupWeb permette di pianificare l'esecuzione di una copia completa di sicurezza che verrà memorizzata online, in uno spazio protetto e criptato, salvaguardando il punto vendita da perdite di dati, anche a seguito di eventi eccezionali. È inoltre importante prevedere una copia locale (su chiavetta o su hard disk esterno).
A completamento è indispensabile utilizzare un software antivirus aggiornato. Per la nostra esperienza NOD32 è oggi il prodotto che fornisce la migliore garanzia di protezione ad un costo decisamente molto competitivo.
Il nostro team commerciale è disponibile al numero 045.2525668 o all'e-mail commerciale@leotron.com per qualsiasi necessità o informazione.