La foto rappresenta l'archivio cartaceo di un negozio dell'usato operativo da qualche anno. Decine di faldoni in cui, oltre ai documenti fiscali tipici di tutte le attività, un mercatino dell'usato che vende per conto di clienti terzi deve archiviare documenti aggiuntivi, che occupano notevole spazio.
Alcuni esempi di questi documenti sono: informative privacy, liste di carico, liste di reso e rimborsi. Tutte queste stampe devono essere archiviate e reperibili per almeno 5 anni dalla loro emissione.
Quando diventa necessario reperire una singola stampa, vuoi per una contestazione da parte di un cliente o per una verifica, la questione si fa spinosa. Il tempo necessario per catalogare tutte le stampe, in modo da poter reperire velocemente quella che ci serve, è una delle attività percepite come "tempo sprecato". E il tuo tempo ha un grande valore.
Vogliamo poi considerare l'impatto ambientale per l'attività di stampa? Il nostro settore si basa sul riutilizzo e sul risparmio ambientale generato dal riuso, quindi abbattere alberi e sprecare risorse preziose viene spesso vissuto come un controsenso e una mancanza di incoerenza.
J-Demat: la dematerializzazione dei documenti
Il nostro team di sviluppo di J2K Premium ha reso disponibile un modulo che supera la criticità di archiviare i documenti cartacei.
J-Demat adotta un processo di firma grafometrica, riconosciuta dal punto di vista legale, che permette la dematerializzazione dei documenti prodotti da J2K Premium, attraverso l'acquisizione della firma del cliente tramite apposita tavoletta.
Con questo modulo, il cliente appone la firma sul documento elettronico visualizzato sulla tavoletta grafometrica, in grado di acquisire dinamicamente il movimento di uno stilo, azionato direttamente dalla mano di una persona, emulando una penna sulla carta.
Il sistema acquisisce in automatico il documento firmato, apponendo un certificato digitale e una marca temporale per la valenza legale.
Infine, J-Demat provvede ad archiviare l'originale per un rapido recupero, qualora fosse necessario.
L'utilizzo del modulo è semplice e intuitivo. Infatti, per imparare a usarlo è sufficiente una sessione telefonica formativa di circa 15 minuti, compresa nel costo del modulo. Se avrai bisogno di una formazione più approfondita, non è previsto alcun costo aggiuntivo. Questo perché l'utilizzo corretto di tutti i moduli è la nostra priorità e il nostro team di supporto è a tua disposizione per qualsiasi approfondimento formativo o di assistenza tecnica.
Come posso recuperare i documenti firmati digitalmente?
Il documento archiviato può essere recuperato in qualsiasi momento e in brevissimo tempo. Basta un solo click per visualizzarlo. La possibilità di recupero di un documento è infatti completamente integrata con J2K Premium.
Il sistema di archiviazione documentale è sicuro?
J-Demat è un sistema sicuro e molto efficace per ottimizzare le proprie risorse e non perdere tempo prezioso. Avrai notato che questo sistema è già utilizzato da banche, Posta e molte grosse aziende. Da oggi, anche la tua azienda può adottare questo sistema con la tecnologia più evoluta. Ovviamente, devi tenere sempre conto che un documento digitale è un file importante e va studiata un'efficace politica di copia di sicurezza per i tuoi dati, che dovresti già attuare anche per gli altri file. La certificazione legale e la licenza vengono rilasciate da Namirial spa, una delle più serie aziende nazionali del settore.
Quanto costa J-Demat?
Il costo del modulo J-Demat è indicato in questa sezione del sito. Oltre a un risparmio monetario, paragonando il costo del modulo a quello di carta, toner, usura della stampante ed energia elettrica, va considerato il risparmio di spazio (eliminazione dell'archivio cartaceo) e di tempo (per la ricerca dei documenti firmati). L'utilizzo della firma elettronica migliora inoltre l'immagine del negozio, non quantificabile a livello economico.
Abbiamo fatto una simulazione dell'impatto economico in un negozio dell'usato che ha adottato J-Demat. I valori sono stati stimati considerando:
- Carta economica
- Toner rigenerato
- Stampante entry level (HP M402D).
Non abbiamo considerato i risparmi legati all'energia elettrica, allo spazio, al tempo per l'archiviazione e al tempo per reperire i documenti firmati.
Abbiamo considerato l'adozione della tavoletta Wacom STU430, stimandone una durata di 5 anni, per un punto vendita di medie dimensioni, con 2 postazioni di lavoro.
In un anno di lavoro, il punto vendita preso a campione produce le seguenti quantità di stampe:
- 1.726 stampe privacy
- 14.608 stampe di liste oggetti in carico
- 2.601 stampe di resi
- 12.510 stampe di rimborsi
Il totale delle stampe effettuate nel corso dell’anno è di 31.445.
Il costo medio per ogni singola stampa è:
- Risma di carta da 500 fogli, con prezzo di 3,50 euro --> 0,0070 euro
- Toner da 8500 pagine per la stampante M402 al prezzo di 80 euro --> 0,0094 euro
- Considerando una vita media della stampante di 100.000 copie e il costo stampante di 225 euro --> 0,0023 euro
Il totale del costo per foglio stampato è quindi di 0,0187 euro. Il costo totale annuo per le stampe effettuate è di 31.445 (pagine) x 0,0187 (costo per pagina), ovvero circa 588,00 euro.
Il costo per attivare 2 postazioni di lavoro con tavolette per firma di tipo STU-430 è:
- Costo delle 2 tavolette di 320,00 euro. Considerando che una tavoletta duri in media 5 anni, il costo dell’ammortamento annuale è di 64 euro.
- Il costo annuale del modulo J-Demat per le 2 postazioni è di 292,00 euro
Il costo totale annuo è quindi di 64,00 euro + 292,00 euro, per un totale di 356,00 euro.
In questo caso, J-Demat garantisce un risparmio di circa 230,02 euro l'anno. Interessante, vero?
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