Concorderete con noi che una delle questioni più dispendiose, in termini di tempo, è la stampa periodica del registro degli affari. Spesso non è solo una questione di tempo ma anche di denaro sprecato.

Chi di voi si è già trovato un una situazione di questo tipo?

• L'ufficio comunale deve timbrare foglio per foglio ma non ha tempo e ti chiedono (a te o a un tuo dipendente) di timbrare tutti i fogli.
• Il Comune ti chiede il pagamento di una marca da bollo (di 20,00 Euro ogni 100 fogli), o il versamento di diritti di segreteria di importo variabile.
• Ti rendi conto di non avere abbastanza fogli vidimati, rispetto ai movimenti che devi stampare.
• Quando consegni il registro degli affari il Comune ti fa attendere qualche settimana per riconsegnarti i fogli vidimati.
• Utilizzi l'autovidimazione ma devi sempre ricordarti di inviare la richiesta, in base ai fogli che presumi di stampare.

Essendo un registro previsto dal testo unico della legge di pubblica sicurezza, il registro degli affari è sempre fonte di insidie in quanto le eventuali irregolarità riscontrate in caso di controllo, vengono sanzionate, non solo con una multa di carattere amministrativo ma con un procedimento penale.

Il consiglio che possiamo darti per evitare qualsiasi tipo di problemi è quello di essere sempre molto preciso nella gestione del registro degli affari, controllare spesso il numero di pagine vidimate rispetto a quelle che devi stampare e di non sottovalutare quindi i rischi di un comportamente superficiale.

Lo capiamo, non è facile essere precisi quando la gestione del tuo mercatino dell'usato assorbe la maggior parte del tuo tempo e siamo sicuri che stai pensando che il tuo tempo sarebbe opportuno dedicarlo a vendere o ad acquisire clienti, invece che perderlo per gestire la burocrazia demenziale che abbiamo in Italia. Non credi?

Come azienda leader in questo settore (sono oltre 700 gli utilizzatori in Italia del nostro software J2K), capiamo perfettamente queste problematiche e abbiamo pensato ad una soluzione che può veramente farti dimenticare dell'incombenza derivante dal registro degli affari.

Ma non è finita. Dovresti anche infatti sapere che tutte le attività con partita Iva sono obbligate a conservare una copia cartacea di ogni fattura emessa:

• per 5 anni dal punto di vista fiscale; 
• per ben 10 anni dal punto di vista civilistico.

Non sarebbe più comodo poter conservare solo una copia elettronica, in formato PDF?

Oggi con il modulo J-Archivia puoi risolvere entrambi le problematiche in modo veramente semplice. Con un click potrai infatti utilizzare l'archiviazione sostitutiva con firma digitale e marca temporale, prevista dalla legge, e dematerializzare istantaneamente le fatture e il registro degli affari.

Non dovrai più portare fogli da vidimare in Comune nè stampare una copia di tutte le fatture emesse.

Come funziona J-Archivia

Il funzionamento del modulo J-Archivia è semplicissimo, pur garantendo il massimo grado di sicurezza.

1. Mensilmente, con un click, invierai in archiviazione sostitutiva le fatture emesse e il registro degli affari.
2. Il modulo provvederà a trasmettere all'ente certificatore il flusso dei dati.
3. L'ente certificatore provvederà ad applicare una firma digitale e una marca temporale ai documenti prodotti, in totale conformità alla legge vigente.
4. L'ente certificatore provvederà infine a conservare fatture e registro degli affari, nei termini di legge.
5. In caso di controllo potrai consultare i documenti completi di certificato di firma, direttamente da J2K, oppure potrai disporre di un accesso protetto da fornire all'ente controllore.

Cosa dice la legge

La legge ovviamente permette la tenuta del registro degli affari in modalità elettronica.

• Il DPR 28 maggio 2001 n. 311 all’art. 2 co. 1 lett. f) ha sancito, integrando l’art. 16 del Regolamento TULPS, la possibilità della tenuta informatica dei registri di pubblica sicurezza, tra cui il registro degli affari.
• A seguito dell’introduzione dell’art. 2215 bis c.c. (ex art. 16 12-bis d.l. 29 novembre 2008, n. 185, convertito con modifiche nella L. 28 gennaio 2009, n. 2 ed ex art. 6 2 lett. F-quater D.l. 13 maggio 2011, n. 70 convertito con modifiche nella L. 12 luglio 2011, n. 106) è stata generalizzata la possibilità della tenuta, con modalità informatiche, dei registri e documenti d’impresa (comma 1) oltre a stabilire la possibilità di assolvere gli obblighi di numerazione e vidimazione dei medesimi documenti mediante apposizione, almeno una volta l’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore (comma 2);

In virtù del quadro normativo le agenzie d’affari possono dunque scegliere, se continuare con la tenuta del registro degli affari in formato tradizionale, “cartaceo”, mantenendo quindi l’obbligo della vidimazione periodica presso l’autorità pubblica competente, ovvero procedere alla compilazione e conservazione informatica purché le registrazioni siano consultabili ed estraibili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario per effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

Ai sensi delle vigenti leggi è possibile dematerializzare e attivare la conservazione sostitutiva per tutto l'esercizio fiscale, quindi il processo va attivato dal 1° gennaio (se l'anno fiscale coincide con l'anno solare).

Come fare per attivare J-Archivia

Per attivare J-Archivia o per ricevere maggiori informazioni è sufficiente chiamare il nostro team commerciale al numero 045.25 29 062 oppure compilare la scheda di contatto.

Ti aspettiamo!